Ngành F&B ngày càng phát triển, trong đó mở quán cafe luôn là lựa chọn khởi nghiệp được nhiều người quan tâm. Tuy nhiên, để vận hành hợp pháp và lâu dài, chủ quán cần nắm rõ các quy định về kinh doanh quán cafe như giấy phép kinh doanh, thuế, an toàn thực phẩm và phòng cháy chữa cháy. Bài viết này Phần mềm quản lý quán cafe EasyPOS sẽ tổng hợp chi tiết những thủ tục pháp lý quan trọng, cập nhật mới nhất hiện nay.

1. Các giấy phép và quy định về kinh doanh quán cafe

1.1. Giấy phép đăng ký kinh doanh hộ cá thể

Đây là thủ tục đầu tiên xác nhận quán cafe của bạn được phép hoạt động. Cần lưu ý quan trọng:

• Thẩm quyền cấp phép: Theo Nghị định 125/2025/NĐ-CP, thẩm quyền đăng ký HKD đã được phân cấp về UBND cấp Xã/Phường nơi đặt trụ sở kinh doanh.
• Mã ngành: Quán cafe phải đăng ký mã ngành 5610 (Dịch vụ nhà hàng và ăn uống) hoặc 5630 (Dịch vụ phục vụ đồ uống) theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg.

XEM THÊM: Mã Ngành Nghề Kinh Doanh Quán Cafe Là Gì? Thủ Tục Đăng Ký Chi Tiết

1.2. Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm (VSATTP)

Kinh doanh đồ uống, ăn uống bắt buộc phải có Giấy chứng nhận VSATTP, được quy định tại Luật An toàn thực phẩm 2010 và Nghị định 15/2018/NĐ-CP. Các điều kiện chính bao gồm:

• Về cơ sở: Khu vực pha chế/chế biến phải bố trí theo nguyên tắc một chiều (tránh nhiễm chéo). Nước, nguyên liệu phải có nguồn gốc rõ ràng.
• Về con người: Chủ và nhân viên trực tiếp phải có Giấy xác nhận tập huấn kiến thức về ATTP và Giấy khám sức khỏe theo quy định của Bộ Y tế.

1.3. Quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC)

Giấy phép phòng cháy chữa cháy (PCCC) là thủ tục bắt buộc cho mọi cơ sở kinh doanh, nhất là quán cà phê. Việc được cấp phép đồng nghĩa với việc cơ sở đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn an toàn cháy nổ, góp phần bảo vệ tính mạng con người cũng như tài sản của nhân viên và khách hàng. 

Chủ quán phải đảm bảo các yêu cầu tối thiểu sau:

• Trang bị cơ bản: Phải có bình chữa cháy xách tay (bột/khí CO2), Nội quy PCCC, Tiêu lệnh và Sơ đồ thoát nạn.
• Thoát hiểm: Đảm bảo lối thoát nạn thông thoáng, không bị cản trở.
• Trách nhiệm: Chủ quán chịu trách nhiệm duy trì an toàn điện, nguồn nhiệt và các điều kiện PCCC khác tại cơ sở.

2. Thủ tục đăng ký kinh doanh chi tiết cho hộ cá thể

2.1. Cơ quan tiếp nhận và hồ sơ cần chuẩn bị

Kể từ ngày 01/7/2025, theo Nghị định 125/2025/NĐ-CP, chủ quán sẽ nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Xã/Phường nơi đặt địa điểm kinh doanh, cụ thể là Bộ phận một cửa của UBND cấp Xã/Phường.

Hồ sơ đăng ký HKD bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký Hộ kinh doanh (theo mẫu quy định).
• Bản sao hợp lệ Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ HKD (CCCD/CMND hoặc Hộ chiếu).
• Bản sao hợp lệ biên bản họp nhóm cá nhân về việc thành lập HKD (nếu HKD do một nhóm cá nhân thành lập).
• Hợp đồng thuê địa điểm hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh (nếu cần).

2.2. Trình tự và thời hạn xử lý

• Nộp hồ sơ: Chủ quán nộp 01 bộ hồ sơ đầy đủ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Xã/Phường.
• Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Xã/Phường sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký HKD cho chủ quán.
• Trường hợp từ chối: Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc tên HKD không đúng quy định, cơ quan đăng ký sẽ thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc để chủ quán sửa đổi, bổ sung.

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký Hộ kinh doanh, quán cafe của bạn sẽ có một mã số thuế riêng và chính thức được phép hoạt động kinh doanh. Đây là cơ sở pháp lý để chủ quán thực hiện các bước tiếp theo như xin Giấy phép VSATTP và hoàn thiện các thủ tục về PCCC.

3. Các loại thuế phải nộp và quy định về lao động

3.1. Quy định về thuế: Chuyển đổi từ khoán sang kê khai (Lộ trình 2025 – 2026)

Chính sách thuế đối với HKD đang có sự chuyển đổi lớn, loại bỏ dần phương pháp khoán để áp dụng phương pháp kê khai theo doanh thu thực tế. Chủ quán cafe cần nắm rõ lộ trình sau:

Giai đoạn 1: Chuyển đổi từng phần (Từ 01/6/2025 đến hết 31/12/2025)

• Bắt buộc kê khai: Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, HKD có doanh thu từ 1 tỷ VNĐ/năm trở lên đang áp dụng thuế khoán bắt buộc phải chuyển sang nộp thuế theo phương pháp kê khai. Đồng thời, các hộ này phải sử dụng Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
• Tiếp tục khoán (tạm thời): HKD có doanh thu dưới 1 tỷ VNĐ/năm vẫn có thể lựa chọn áp dụng phương pháp tính thuế khoán hoặc tự nguyện chuyển sang kê khai.
• Ngưỡng miễn thuế: HKD có doanh thu dưới 100 triệu VNĐ/năm vẫn được miễn thuế Giá trị gia tăng (VAT) và thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) theo Thông tư 40/2021/TT-BTC.

Giai đoạn 2: Xóa bỏ hoàn toàn (Từ 01/01/2026)

• Xóa bỏ thuế khoán: Theo Nghị quyết 198/2025/QH15, chế độ thuế khoán sẽ chính thức bị bãi bỏ hoàn toàn đối với tất cả HKD. Kể từ thời điểm này, mọi quán cafe hoạt động dưới mô hình HKD đều phải nộp thuế theo phương pháp kê khai.
• Ngưỡng miễn thuế mới: Theo Luật Thuế GTGT 2024, từ 01/01/2026, HKD có doanh thu dưới 200 triệu VNĐ/năm sẽ được miễn thuế GTGT và TNCN.
• Lệ phí môn bài: Lệ phí môn bài cũng sẽ chấm dứt thu đối với HKD từ ngày 01/01/2026.

Chuyển đổi sang phương pháp kê khai thuế đòi hỏi HKD phải tổ chức ghi chép doanh thu, chi phí một cách khoa học và minh bạch hơn để đảm bảo việc tính thuế chính xác.

3.2. Quy định về lao động và hợp đồng

Nếu thuê nhân viên làm việc, chủ quán cafe phải tuân thủ nghiêm túc các quy định của Bộ luật Lao động 2019 (BLLĐ) và các văn bản hướng dẫn khác.

• Hợp đồng lao động: Nếu thuê nhân viên từ 01 tháng trở lên, chủ quán phải ký hợp đồng bằng văn bản (BLLĐ 2019). Loại phổ biến là hợp đồng xác định thời hạn (tối đa 36 tháng).
• Bảo hiểm bắt buộc: Nhân viên làm việc theo hợp đồng từ 03 tháng trở lên phải được tham gia BHXH, BHYT, BHTN. Chủ quán có trách nhiệm đóng và trích nộp phần của cả hai bên (Luật BHXH 2014). Từ 01/7/2025, theo Luật BHXH 2024, quy định này sẽ được siết chặt, Chủ hộ kinh doanh cá thể cũng bắt buộc phải tham gia BHXH nếu nộp thuế theo phương pháp kê khai.
• Lương & thời gian làm việc: Tiền lương không thấp hơn mức tối thiểu vùng; thời gian làm việc tối đa 8 giờ/ngày, 48 giờ/tuần, kèm chế độ nghỉ ngơi theo BLLĐ.

4. Những lưu ý quan trọng khác

Ngoài các thủ tục pháp lý và nghĩa vụ thuế đã nêu, hộ kinh doanh cá thể (HKD) cần chú trọng đến các vấn đề sau để đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định, đặc biệt trong bối cảnh các quy định về quản lý đang ngày càng được siết chặt.

• Môi trường & tiếng ồn: Quán phải xử lý chất thải, nước thải đúng quy định. Lưu ý kiểm soát tiếng ồn (loa đài, máy xay) để không ảnh hưởng khu dân cư (Luật BVMT 2020).
• Chuyển đổi số: Từ 01/7/2025, sử dụng Số định danh cá nhân thay thế Mã số thuế. Chuẩn bị cho việc bắt buộc dùng Hóa đơn điện tử khi doanh thu vượt ngưỡng.

XEM THÊM: Mở Quán Cafe Cần Những gì? Checklist Đầy Đủ Cho Người Mới

5. Tạm kết

Tóm lại, để kinh doanh quán cafe ổn định và hợp pháp, chủ hộ kinh doanh cần ưu tiên hoàn tất các giấy phép bắt buộc gồm ĐKKD, VSATTP và PCCC, đồng thời nắm rõ lộ trình xóa bỏ thuế khoán từ 2026. Việc chuyển sang kê khai và sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp vận hành minh bạch, tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro pháp lý.

Để thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử một cách dễ dàng, chủ quán có thể tham khảo phần mềm bán hàng EasyPOS – tích hợp sẵn hóa đơn điện tử, hỗ trợ quản lý doanh thu và vận hành quán hiệu quả!

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://support.easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh